Pred izdelavo računovodskih izkazov za poslovno leto je vsak podjetnik in družba po predpisih dolžan/dolžna uskladiti podatke zapisane v poslovnih knjigah z dejanskim stanjem, ki pa se ugotavlja s popisom sredstev in obveznosti do virov sredstev oziroma t.i. inventuro. Redni letni popis se izvrši enkrat letno.
Postopek inventure:
1. Sklep o inventurni komisiji: Predsednik oz. direktor organizacije najprej s sklepom imenuje inventurno komisijo ter ji naloži popis stanja sredstev in obveznosti z namenom uskladitve stanja v knjigovodskih listinah.
2. Člani inventurne komisije: Predsednik inventurne komisije ne sme biti zadolžen za sredstva, ki se popisujejo. Člani popisnih komisij so zaposleni.
3. Popisna komisija ter področje njihovega dela: Popis izvaja popisna komisija, ki naj bi vključno s predsednikom imela vsaj tri člane.
Med področja dela popisnih komisij štejemo:
- ugotavljanje, merjenje, preštevanje, natančnejše opisovanje sredstev ter vpisovanje teh podatkov v popisne liste;
- vpisovanje sprememb, nastalih med dnevom popisa in določenim datumom, pod katerim se popis opravlja;
- vpisovanje dejanskega stanja v popisne liste;
- ugotavljanje razlik med stanjem, ugotovljenim s popisom, in knjigovodskih stanjem;
- dajanje predlogov, kako se te razlike likvidirajo in knjižijo;
- podpisovanje popisnih listin;
- popisni listi ne smejo vsebovati podatkov o količinah!
Članom popisnih komisij mora biti delo omogočeno – idealno je, da se jih v času popisa razbremeni drugih obveznosti.
4. Poročilo: Po opravljenem popisu mora popisna komisija pripraviti poročilo o opravljenem delu ter o ugotovljenih razlikah (primerjati dejansko stanje s knjigovodskim stanjem) in ga, podpisanega s strani vseh članov komisije, posredovati vodstvu, od tu pa gre kasneje v računovodsko službo.
5. Obravnavanje poročila o popisu: Organ upravljanja organizacije obravnava zbirno poročilo o popisu ter s sklepi odloči o načinu likvidacije ugotovljenih primanjkljajev oziroma presežkov materialnih in drugih vrednosti, odpisu in uničenju neuporabnih in zastarelih sredstev, odpisu terjatev, prodaji neuporabnih, zastarelih in poškodovanih sredstev in drugem, povezanem z ugotovitvami popisne komisije, ter določi osebe, ki so odgovorne za ugotovljene primanjkljaje in presežke.
Potrebno je poudariti, da je popis potrebno izvršiti za:
- Vsa osnovna sredstva in drobni inventar,
- Vsa denarna sredstva (tako na bančnem računu kot gotovino v blagajni),
- Vse zaloge,
- Vse terjatve,
- Vse obveznosti.
Praviloma se popis opravlja enkrat letno proti koncu leta (največkrat je to 31.12).